Rapporteren over juridische risico’s

Je bent al twee jaar bedrijfsjurist bij een middelgroot bedrijf en je hebt wekenlang veel zaken, projecten en klusjes voor alle hoeken van het bedrijf gedaan. Je hebt eindelijk die langverwachte afspraak met je leidinggevende, bijvoorbeeld de CFO of de CEO om je zaken door te lopen. Je wilt graag laten zien welke waarde je hebt toegevoegd en zit met veel punten waarop een beslissing moet komen.

Je hebt je zakenlijst meegenomen (of zelfs al van te voren toegemaild). Gaan we die wederpartij aanpakken? Hoe erg vinden we de wanprestatie van die en die leverancier, kunnen we nog onder een overeenkomst uit met een derde, wat wordt de rechtsvorm van een nieuwe alliantie? Moeten we onder de indruk zijn van het verweer van een wederpartij? Welk pad slaan we in, nu een gemeente ons bedrijf niet de gewenste vergunning heeft gegeven, etc.

Het gesprek verloopt teleurstellend: jullie zijn alleen maar aan de eerste vijf zaken toegekomen en toen moest de manager al weer weg. En het gaat wel vaker zo en jij krijgt steeds meer zaken waarin je niet verder kunt. Is dat nu wel zo? Is er een andere manier waarop je het gesprek met je leidinggevende kan aangaan, waardoor je ofwel telkens maar kort tijd nodig hebt of waardoor je langer met hem of haar in gesprek kan blijven?

Andere manieren zijn er zeker. Hieronder een aantal tips:

• Stuur geen hele zakenlijst per mail ter voorbereiding van een gesprek; je manager zal deze niet lezen en een lijst met de zaaknamen ook niet begrijpen.
• Rangschik de zaken bijvoorbeeld naar urgentie; bezien vanuit het oogpunt van de organisatie.
• Schat tevoren voor jezelf in hoe de leidinggevende zal willen beslissen: wat past bij de persoon, wat past bij het risicomanagementbeleid van de organisatie, met welke oplossing is onze organisatie beter af, gelet op onze doelstellingen en op de manier waarop we die willen halen. Je sorteert voor op de risico-afweging door de organisatie.
• Als je een lijst met zaken wilt sturen, zorg dan dat je manager snel begrijpt in welk kader ze passen. Leg een link naar de risico-inventarisatie die vaak al is gemaakt voor alle ondernemingsrisico’s. Koppel ze dan aan bedrijfsprocessen of aan de in het enterprise risk management systeem genoemde risico’s en kansen.
• Je zaken-/vragenlijst kan misschien worden ingekort na intern overleg met andere afdelingen.
• Denk aan het taalgebruik: wij juristen gebruiken veel jargon, ook als dat niet nodig is.
• Spreek niet alleen over risico’s, maar bedenk zelf welke kansen jouw zaken voor de organisatie bevatten.
• Sommige mensen reageren geprikkeld op de term ‘zaken’, omdat dat zo advocaterig klinkt; men wil in jou een collega zien die meehelpt de ondernemingsdoestellingen te bereiken.
• Bespreek expliciet met de leidinggevende hoe hij op de hoogte wil blijven van juridische trajecten.
• Gebruik zo veel mogelijk de in het bedrijf beschikbare IT systemen voor het opslaan, delen en rapporteren van risico’s op juridisch vlak. Er zijn zelfs mogelijkheden om alleen voor juridische risico’s een systeem in te richten. Oriënteer je daarop!

De manier waarop je binnen je organisatie spreekt en je opstelt tegenover je werk bepaalt het beeld dat de organisatie van je heeft en daarmee je succes. De (denkbeeldige) jurist in het voorbeeld roept een beeld op van een passieve dossiervreter, iemand met weinig oog voor de gang van zaken in de onderneming. Managers verwachten meedenkende stafleden, proactief, initiatiefrijk en liefst ook creatief.Laat dus zien dat je, behalve een uitstekende jurist, ook inzicht hebt in het grotere plaatje: hoe het juridische werk aansluit bij de andere projecten en doelstellingen van de organisatie.

Onze leergang voor bedrijfsjuristen biedt nog veel meer aspecten van legal management, waarmee jij succesvol kunt zijn.