Bouw aan de voorkant waarborgen in zodat elke transactie klopt

Wie zeker wil weten dat zijn jaarrekening voldoet aan de laatste verslagleggingsregels, houdt zijn kennis op orde. Bijvoorbeeld door het seminar Jaarrekeningactualiteiten 2017 (Muntgebouw Utrecht, 6 december) bij te wonen. Een van de sprekers aldaar is Hans Verkruijsse, hoogleraar bestuurlijke informatieverzorging aan de Universiteit van Tilburg, lid van het SBR-beraad en voorzitter van XBRL Nederland.

Bij Standard Business Reporting (SBR) – de eenvoudige gestructureerde uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen – gaat het volgens Verkruijsse om drie zaken die moeten worden geharmoniseerd: gegevens, processen en technieken. ‘Via het SBR-beraad hebben we een harmonisatie doorgevoerd, wat resulteerde in een referentiegrootboekschema. Daardoor heeft bijvoorbeeld de rekening debiteuren voor iedereen hetzelfde nummer. Daardoor kun je veel makkelijker bench marks en peer-onderzoeken doen. Daar heeft de hele BV Nederland baat bij.’

Gegevens bij elkaar harken

Eenduidigheid en harmonisatie vergroten de efficiency van complete bedrijfstakken, aldus Verkruijsse. Als voorbeeld geeft hij een case bij het ministerie van Onderwijs. ‘Scholen moesten in het verleden naar tal van instanties formulieren opsturen. Steeds weer moest het hoofd van de school die gegevens bij elkaar harken. Dat is voorbij; de school stelt de gegevens nu één keer ter beschikking. Andere instanties kunnen die informatie inzien, mits ze daarvoor toestemming hebben.’

Rompslomp

Een ander voorbeeld betreft de administratieve rompslomp rond personeel. ‘Als je een werknemer in dienst hebt, moet je per jaar ongeveer 20 formulieren opsturen naar instanties als het UWV, het pensioenfonds en de Belastingdienst. Vaak nagenoeg dezelfde informatie: hoeveel loon is er uitgekeerd en hoeveel er is afgedragen aan sociale lasten. Dat kost het bedrijfsleven klauwen vol tijd. Bovendien worden bij het overnemen van gegevens vaak fouten gemaakt. Nu gaat het digitaal. Dat is efficiënt van systeem zonder menselijke tussenkomst naar een ander systeem en de kans op fouten is klein.’

Continuous monitoring

Als organisaties digitaal aan elkaar geknoopt zijn, neemt de kans toe op problemen zoals virussen die met de gegevens meekomen. We worden kwetsbaarder. Verkruijsse pleit voor continuous monitoring. ‘De meeste ondernemingen nemen maatregelen op het gebied van interne beheersing uitsluitend achteraf. Aan het eind van het kwartaal checken we of alle cijfers goed zijn. Draai het om. Bouw waarborgen van de voorkant in, zodat elke transactie klopt. Dan sla je twee vliegen in één klap. De gegevens zijn betrouwbaarder en je vermindert de kwetsbaarheid van de organisatie. Want als de transactie niet in de haak is, wordt hij afgebroken voordat hij wordt uitgevoerd.’

Harmonisatie

Gegevens harmoniseer je door een taxonomie te maken: een woordenboek waarbij ieder woord één betekenis heeft. Verkruijsse: ‘Dat is al gedaan voor alle begrippen van de Belastingdienst en het CBS. Na de gegevens harmoniseer je processen, zodat je in de keten dezelfde administratieve processen gaat gebruiken. Ik doe momenteel een onderzoek bij de langdurige zorg. De ene zorgaanbieder doet er 10 dagen over om een indicatie te geven, een ander 15. Als je alles harmoniseert, werkt de keten veel beter. Je voorkomt dan namelijk dat de een moet wachten op de ander.’ Binnen een keten zou je zoveel mogelijk met dezelfde technieken op het gebied van de datacommunicatie moeten werken, vindt Verkruijsse.

Tips

Wat moeten organisaties doen die op dit gebied nog het nodige werk te verzetten hebben? Verkruijsse: ‘Word lid van XBRL Nederland, neem deel aan de door XBRL Nederland georganiseerde workshops en neem kennis van de publicaties die de SBR en XBRL Nederland op hun websites zetten. Verder zijn beroepsverenigingen een belangrijke bron van informatie. En ga zo snel mogelijk aan de slag. Het maakt je competitiever en efficiënter.’