Onderzoek: zo haal je meer nut uit forecasting

Business managers en hun controllers vinden dat het rendement van hun forecasting nog veel hoger kan zijn. Maar:

• Hoe definieer je rendement van forecasting?
• Welke doelen worden met forecasting nagestreefd?
• ln hoeverre worden die doelen ook gerealiseerd?
• Aan welke kwaliteitseisen moet een forecastmodel voldoen en hoe zien ze er in de praktijk uit?

Dit zijn allemaal vragen die koppels uit acht Nederlandse ondernemingen – business controllers met hun partners in het management team – hebben beantwoord. Zij functioneren allemaal op business unit niveau en zijn dus direct verantwoordelijk voor de inhoud, het maken én het gebruiken van hun forecasts.

De centrale vraag van het onderzoek is: ‘Wat kan forecasting in de praktijk aan de effectiviteit van control bijdragen?’. Wat is er uit dit onderzoek door Ross Paterson en Bart Vermaas – consultants van CFO Partners – gekomen?

Huidige forecast inspanningen zijn te hoog

De meeste koppels vinden dat hun forecasting nog onvoldoende wordt benut door het management team. En, de meerderheid vindt dat de huidige forecasting inspanningen te hoog zijn.

Dit komt vooral door de sterke focus van forecasting op financiële planning. De bestaande, gedetailleerde forecasts hebben echter een beperkte bijdrage aan de strategische planning. De business cyclus van 5 tot 20 jaar sluit namelijk niet aan op de veel kortere termijn van hun forecasting (meestal 4 kwartalen vooruit).

Bijdrage van forecasting aan het bijstellen van de strategie: vrijwel afwezig

De ondersteuning van de besturing in bredere (niet-financiële) zin is dus dun. Hoe komt dat toch? Enkele redenen:

• Analyses van financiële resultaten worden onvoldoende geleverd in niet-financiële termen. Enerzijds heeft men nog onvoldoende scherp welke niet-financiële prestaties (KPI’s) hiervoor gebruikt moeten worden. Of weet men die wel, maar ze worden dan simpelweg niet gemeten en gebruikt in de forecasting.
• De opvolging van het verwachte effect van eerder vastgestelde bijsturingsacties wordt onvoldoende gedaan.
• Het vaststellen en doorrekenen van scenario’s om de impact van belangrijke onzekerheden te beoordelen gebeurt nog weinig.

Controllers geven dus geen hoge prioriteit aan het strategische beleid; ze hebben er simpelweg de tijd en de informatie niet voor. Daarnaast is het financieel detail en het lopende boekjaar nog altijd troef. Een meerjaren perspectief komt nog weinig voor. De dialoog wordt uberhaupt nog weinig gevoerd… Er is sprake van een ‘Dupont Trap’: een tunnelvisie op financiële details en de korte termijn dat veel tijd kost en de focus op de andere forecasting doelen blokkeert.

Dit kip of het ei probleem zullen controllers toch echt zelf moeten doorbreken. De business partijen willen dit wel graag ondersteunen.

Waar kun je als controller zelf mee beginnen?

Voor het realiseren van alle forecasting doelen zullen controllers meer tijd moeten besteden aan de dialoog met de business. Er is een aantal praktische punten waar elke controller meteen mee aan de slag kan:

1. Stel je eigen scores vast met de maatstaven uit het raamwerk en trek conclusies over je eigen verbeterpunten.
2. Ga discussie aan met de business over de belangrijkste niet-financiële en leading prestatie indicatoren (veel financiële topmannen geven nog te weinig aandacht aan de effectiviteit van hun controllers).
3. Bedenk op welke financiële indicatoren je leading indicatoren de meest directe invloed hebben en bouw dit in je forecasting model.
4. Stel vast welke financiële details van je forecasting model weinig invloed hebben op de uitkomst. Haal deze vervolgens uit je forecasting model.
5. Idee: maak met de balanced scorecard perspectieven of het Business Model Canvas eens een logisch plaatje van je business model en je strategie. En, ontwerp daarmee opnieuw je forecast model. Zo’n aanpak levert een fris en compact communicatiemiddel.

Lees het complete artikel ‘Haal meer uit je forecasting’

Verkorte Business Controllersopleiding

Mist uw organisatie ook een belangrijke wedstrijd, die wel gespeeld moet gaan worden? Tijdens de verkorte Business Controllersopleiding gaat u o.a. aan de slag met het verbeteren van forecasting. Het versterkt in 5 dagen uw kennis en vaardigheden om als controller een echte business partner te worden. Leer:

• Hoe de planning en uitvoering van de strategie te ondersteunen.
• Hoe u uw eigen softskills kunt beoordelen en verbeteren.
• Hoe u verrassende analyses kunt maken.
• En, last but not least, hoe u ICT voor u kunt laten werken om dit mogelijk te maken.

Lees meer over de opleiding Business Controller