Euroforum Blog Het kennis blog van Euroforum
Business managers en hun controllers zien nog een groot verbeterpotentieel voor de kwaliteit van management informatie. Maar hoe definieer je de kwaliteit van je management informatie? En hoe verbeter je deze?
Lees in dit blog welke stappen je als business controller dient te nemen, gebaseerd op onderzoek* onder Nederlandse ondernemingen.
We verklappen alvast de conclusie: het verbeteren van de kwaliteit van management informatie en het realiseren van een hogere effectiviteit van controllers vergt een meerjaren inspanning. Een leidende rol van de CFO en CEO is daarbij onmisbaar.
Wat beïnvloedt de kwaliteit van management informatie?
Allereerst zijn er negen beïnvloedende factoren vastgesteld in de kwaliteit van management informatie (MI). Deze negen maatstaven geven praktische aanknopingspunten voor het in kaart
brengen van MI-verbetering, zie onderstaande figuur.
Samengevat in drie groepen:
- Strategische fit van de MI: samenhangende KPI’s over de waardepropositie, het verdienmodel en de strategische doelen;
- Uitwerking van de MI: beschikbaarheid van onderliggende data waarmee resultaatanalyses en forecasts met betrekking tot de KPI’s snel en goed te maken zijn;
- Randvoorwaarden: een finance organisatie met een regierol op MI-definities en data, met controllers die ontlast zijn van het van maken van management rapportages.
Voor een hoge kwaliteit van de MI is het onvoldoende om goed te scoren op slechts enkele van deze negen factoren. Alleen een gestructureerde verbetering en een integrale aanpak levert een aanwijsbaar positief effect op deze kwaliteit op. Maar waar te beginnen?
De bal voor het verbeteren ligt bij finance: pas deze stappen toe
De bal voor het verbeteren van de management informatie ligt bij finance: schoenmaker, werk aan je leest! Neem als business controller een leidende rol bij het verbeteren van de MI-kwaliteit. De managers zullen je dankbaar zijn.
Ga als volgt te werk:
- Stel eerst vast wat de huidige MI-kwaliteit is en wat er in een paar jaar verbeterd moet zijn. Begin met twee activiteiten:
- Maak een betere strategische fit van je MI. Dit geeft waardevolle interactie met de business en het geeft focus op waar de MI inhoudelijk aan moet voldoen. Als je dit met een paar handige technieken aanpakt, hoeft het niet veel tijd te kosten. Als controller moet je dan niet bang zijn om domme vragen te stellen. Het kan best zijn dat je zelfs na jarenlange ervaring een aantal dingen van de business nog onvoldoende duidelijk is. Met deze dialoog over de strategische fit kun je deze extra kennis van de business goed en snel op tafel krijgen. Daar zullen de managers alleen maar blij mee zijn;
Ontlast de controller van het maakwerk van rapportages. Na deze acties heeft de controller meer tijd en aandacht om de MI goed uit te werken en is hij in staat de regierol op MI-definities en data naar zich toe te trekken.
- Werk de MI uit: werk je KPI-definities gedetailleerd uit en definieer de relevante stuurdimensies. Stel daarbij vast welke data uit welk systeem nodig zijn. Maak een visualisatie van de nieuwe MI-rapportage. Pas dan ben je klaar om samen met ICT-collega’s te bepalen hoe de MI-data (technisch) gestructureerd moet worden om de benodigde analyses te ondersteunen conform de door jou gestelde KPI-definities.
- Zorg ervoor dat de MI-verbetering in de context staat van een hogere effectiviteit van controllers. Dus:
- Bepaal hoe je scoort op de overige twee fronten die bepalend zijn voor de effectiviteit van controllers: de organisatie van finance en de competentieontwikkeling van controllers.
- Maak een begroting van wat deze verbetering naar verwachting gaat kosten en bepaal de business case van deze investering. De managers zullen hier graag en goed bij helpen.
*Koppels uit vijf Nederlandse ondernemingen – business controllers met hun partners in het management team – hebben in onderstaand onderzoek geprobeerd deze vragen te beantwoorden. Zij functioneren allemaal op business unit niveau en zijn dus direct verantwoordelijk voor de inhoud, het maken èn het gebruiken van hun eigen managementinformatie.
Dit blog is afgeleid van het onderzoeksartikel ‘De business wil betere management informatie‘, dat is gepubliceerd in het magazine CM en geschreven door Ross Paterson en Bart Vermaas, consultants van CFO Partners.
Verkorte Business Controllersopleiding
Wilt u als business controller uw effectiviteit vergroten? En dus meer bijdragen aan de focus van management teams op toekomstige bedrijfsprestaties? Tijdens de verkorte Business Controllersopleiding gaat u o.a. aan de slag met het versterken hiervan. Het verbetert in 5 dagen uw kennis en vaardigheden om als controller een echte business partner te worden. Leer:
- Hoe de planning en uitvoering van de strategie te ondersteunen.
- Hoe u uw eigen softskills kunt beoordelen en verbeteren.
- Hoe u verrassende analyses kunt maken.
- En, last but not least, hoe u ICT voor u kunt laten werken om dit mogelijk te maken.
