Project out of control

Een bescheiden bezoek aan internet geeft al snel een ruime collectie van bijdragen in en rond (ernstige) beheersingsproblemen bij projecten. De aanleiding voor deze aandacht voor project out of control kwam uit een bijeenkomst met onder andere een projectleider uit de bouw als spreker.

Hij vertelde over een groot bouwproject waar zijn bedrijf samen met diverse andere leveranciers een opslag onder de grond aan het bouwen waren. Hun (bescheiden) deel in het bouwproject was begroot op 1 miljoen Euro. Achteraf bleek dat ze er 1 miljoen Euro op hadden verloren. Totale kosten dus 2 miljoen Euro. Belangrijkste oorzaak voor de overschrijding was volgens hem de bijzonder chaotische bouwplaats waar verschillende bedrijven elkaar continu in de weg liepen opgezweept door de hoofdaannemer van het project.

De uiteindelijke opdrachtgever van het project kreeg zijn bouwwerk op tijd en binnen budget, maar het bedrijf van de projectleider moest er geld op toeleggen. Voor de een dus een succes voor de ander een drama. Je hebt zelf alles goed voorbereid, capabele mensen in dienst, goede afspraken over machines en materiaal en een intern afgestemd projectplan. En dan staat er elke keer als jij gas wil geven iemand in de weg en moet je wachten. Vanuit onze control liefhebberij vroegen we uiteraard aan de projectleider of je dit niet had kunnen zien aankomen en met maatregelen minder ernstig had kunnen maken. Had een projectcontroller hier effect kunnen hebben? De projectleider glimlachte vriendelijk en zei dat de belangrijkste les voor zijn bedrijf was dat ze met deze hoofdaannemer nooit meer in zee gingen. Een waarschuwingssignaal had hun relatief kleine aandeel in het bouwproject kunnen zijn. Je loopt dan meer risico dat jij moet wachten op de grote jongens.

Dezelfde projectleider vertelde ook over een ander groot project onder de grond waar zijn bedrijf bij betrokken was. Daar was een hoofdaannemer met een andere instelling. Meer gericht op samen- werken aan kwaliteit. Qua tijd liep dit andere project wel enigszins uit, maar qua kosten liep het veel beter dan het andere project. Zijn conclusie was dat jagen op tijd bij complexe projecten grote kans op kostenoverschrijdingen geeft. Vooral bij de kleinere onderaannemers.