Veranderen in een complexe wereld: 5 tips

Wendbaar zonder extra overlegstructuur

Door: Wilma Jongsma | LEON Leernetwerk

De wereld verandert continu en steeds sneller. Dat merkt u zelf ook, in uw organisatie. Een tijdelijke oplossing vinden voor vraagstukken of veranderingen is niet meer van deze tijd. Het is nu – meer dan ooit – van belang om die complexe, veranderende wereld te omarmen en te zoeken naar nieuwe scenario’s. Aanpassen, veranderen, wendbaar zijn. Hoe u dat doet? Lees deze vijf tips!

Tip 1. Denk buiten de vaste organisatiestructuur

Een vraagstuk doemt op, of u wilt dat een situatie anders wordt aangepakt. Dat kunt u niet alleen, daar heeft u een team voor nodig. Veel organisaties schieten tijdens een verandering in oude gewoontes als vergaderen of overleggen en denken in geijkte teams. Gooi het eens over een heel andere boeg en stel een team samen met mensen van verschillende afdelingen of vestigingen. Iedereen die zich betrokken voelt bij het vraagstuk kan meedoen. Samen kijken jullie wat de kern van de vraag is, welke scenario’s mogelijk zijn, hoe jullie hiermee om moeten gaan, wat daarvoor nodig is en hoe de nieuwe werkwijze kan worden geïmplementeerd in de organisatie.

– Voorbeeld:
In een grote zakelijke organisatie met meerdere vestigingen speelt een vraag: er moet iets veranderen. Twee managers en de directeur van vestiging X werken samen met een manager, een hr-medewerker en een projectleider van vestiging Y. In een tijdelijk team zoeken ze naar scenario’s om de vraag te beantwoorden en een nieuwe werkwijze te implementeren in de organisatie.

Tip 2. Maak Professionals Verantwoordelijk

Iedereen weet het: als we iets leuk vinden, dan werken we hard. Meerdere scenario’s voor een vraagstuk bedenken lukt snel als betrokken teamplayers meedoen. Het is dus handig om te weten welke rollen, motivaties en drijfveren medewerkers in uw organisatie hebben. Daar komt u achter met een teamanalyse op drijfveren. Zodra u zicht heeft op wie zich waarbij betrokken voelt, kunt u een team samenstellen en voor een bepaald vraagstuk verantwoordelijk maken. Zo ontdekt en experimenteert iedereen binnen het team, wordt er beter samengewerkt en groeien betrokkenheid en vertrouwen. Heel belangrijk voor een wendbare organisatie.

– Voordeel teamanalyse:
Wilt u weten of u betrokken medewerkers of collega’s heeft? Doe een teamanalyse. Die geeft inzicht in drijfveren en maakt duidelijk waar iedereen ‘staat’, welke rol medewerkers spelen. Voordeel hiervan is dat u weet waarom mensen reageren zoals ze reageren op elkaar of op een nieuwe situatie, welke mensen last hebben van elkaar en waarom dat zo is, en hoe u dat in goede banen kunt leiden. Dat scheelt strijd en bevordert begrip voor elkaars standpunt(en).

Tip 3. Wissel Online Kennis Uit

Agenda’s zijn snel gevuld. Deelnemers aan een nieuw, tijdelijk team zitten vaak niet te wachten op nóg een overleg of vergadering. Toch is het belangrijk dat zij kennis met elkaar delen en elkaar op de hoogte houden van hun vorderingen. En dat de verandering aan de gang blijft buiten de vergaderingen om. Een online sociaal leerplatform is in dit soort situaties ideaal. Online kan het team met elkaar leren en ontdekken, documenten, video’s of andere inzichten delen en samen leren en reflecteren op wat ze hebben ontdekt hebben. En dat allemaal wanneer het hen uitkomt.

– Extra tip:
Maak een besloten Pinterestbord aan waarop u verschillende beelden verzamelt die bij uw vraagstuk passen. Zo houdt u een online brainstormsessie!

Tip 4. Zorg dat de hersens op “aan” staan

Als iedereen binnen uw organisatie de hersens op ”aan” heeft staan, dan zitten medewerkers en collega’s als het goed is dagelijks op het puntje van hun stoel. Dan hebben ze er zin in, voelen ze zich verantwoordelijk. En dat betekent dat uw organisatie sneller resultaten behaalt als het gaat om wendbaarheid en inspelen op verandering. Ruimte voor leren en ontdekken, uitproberen, creativiteit en eigen invulling bij medewerkers is daarbij van essentieel belang. Resultaat: –opnieuw– meer vertrouwen en een hogere betrokkenheid.

– Extra tip:
Probeer voor elkaar te krijgen dat medewerkers verder denken dan hun eigen vakgebied ziekenhuisafdeling, klaslokaal, of team. Informeel leiderschap is daarbij noodzakelijk. Creëer engagement, betrokkenheid en draagvlak, zorg dat medewerkers er zin in hebben. Daar wordt de hele organisatie wendbaar van.

Tip 5. Leer en reflecteer continu

Leren en reflecteren, of ‘veranderen’ is niet langer een centraal plan van aanpak dat wordt uitgerold in de gehele organisatie. Dat is allesbehalve wendbaar. Hoe het dan wel moet? Continu uitproberen, bijsturen en evalueren. En het liefst vanuit de teams zelf. Medewerkers leren en veranderen aan de lopende band. Al werkende weg doen ze dingen in hun organisatie, in wisselende teams, het liefst met directe begeleiding op de werkvloer.

– Extra tip:
Begeleiding op de werkvloer nodig? Schakel een externe kracht in die uw teams zelfsturend maakt. Iemand die u helpt uw organisatie wendbaar te maken, die helpt bij ontwikkelvraagstukken, de implementatie van de veranderingen of bij team- of organisatieopstellingen.