Waaraan moeten KPI’s voldoen?

KPI’s ofwel Key Performance Indicators zijn variabelen die inzicht geven in de resultaten van je organisatie. Door inzicht in deze gegevens kun je tijdig ingrijpen als dat nodig is. Om als financial goed te kunnen sturen, moet je de juiste indicatoren in de gaten houden. De invoering van KPI’s is niet altijd succesvol. Verkeerd gebruik van cijfers of bij een verkeerde focus kan een vertekend beeld geven van je organisatie met alle gevolgen van dien. Maar hoe selecteer je dan de beste KPI’s? Waar moet een goede KPI aan voldoen? En wat levert dat op? In deze blog 7 tips! 

1. KPI = Key

Je wilt natuurlijk weten hoe je organisatie ervoor staat. Een overvloed aan KPI’s werkt niet effectief en je raakt het overzicht kwijt. Beperk je ook niet slechts tot een KPI. Kijk gericht naar wat bepalend is voor het resultaat en richt je hierop.

2. Aansluiten bij de visie en missie

De keuze van KPI’s is afhankelijk van je organisatie. Zo hecht de ene organisatie meer waarde aan de bezettingsgraad en een andere organisatie aan verkooporders. Zorg ervoor dat de KPI’s voortkomen uit de missie en visie van je organisatie. Waar je op stuurt bepaalt voor een groot deel waar mensen op zullen focussen en kan bepalend zijn voor de manier waarop het werk wordt gedaan.

3. Praktisch uitvoerbaar

Selecteer alleen KPI’s waar je invloed op hebt. Als een KPI onder druk staat moet je deze kunnen verbeteren door in te grijpen. Aan iedere KPI moet dus een actie gekoppeld kunnen worden.

4. Meten = weten

Sommige begrippen zoals klantvriendelijkheid zijn lastig te meten. Probeer deze te vertalen naar cijfers. De manier van meten moet ook constant zijn zodat je makkelijk trends kunt signaleren.

5. Draagvlak

Probeer alle afdelingen te betrekken bij je KPI’s. dat levert niet alleen waardevolle input op maar daarnaast voelen collega’s zich zo ook meer verantwoordeiljk voor het resultaat. Bespreek regelmatig de vorderingen.

6. Beschouw KPI’s als een hulpmiddel

Een KPI moet geen doel op zich zijn maar een hulpmiddel om je doel te bereiken. Als je bijvoorbeeld alleen focust op het genereren van nieuwe klanten ontstaat het risico je mindere service biedt waardoor je klanten verliest.

7. Vervangbaar

Evalueer ook regelmatig je KPI’s en pas ze aan waar nodig. Er zijn natuurlijk tal van factoren die marktomstandigheden of de organisatiefocus veranderen en dan is het ook belangrijk dat je de KPI’s daarop aansluit.