Geintegreerd contractsbeheer: natuurlijk loopt de juridische afdeling voorop!

Artikel door:Jurist van de Zaakin De proactieve bedrijfsjurist, Legal management

Bernadette van Leeuwen, hoofddocent van de verkorte opleiding voor de bedrijfsjurist, schreef een blog over geïntegreerd contractsbeheer en de rol van de juridische afdeling hierin: “De tijd die juristen investeren in het optimaliseren van het contracteringsproces verdient zich dubbel en dwars terug”

Noodzaak

Binnen organisaties houden zich veelal verschillende afdelingen vanuit hun eigen perspectief bezig met contractvorming en –uitvoering. Die afdelingen hebben voor hun werkzaamheden hun eigen systemen en informatie. Er is meestal geen samenhangend systeem, waarvan de verschillende afdelingen gebruik kunnen maken. Dan is de kans groot dat dubbel werk wordt verricht of dat informatie onvindbaar is. Het is dan evenmin duidelijk of de belangrijkste risico’s die in het proces of in de contractuitvoering kunnen voorkomen zijn afgedekt. Hoe dan ook is er geen betrouwbare management informatie voorhanden over contracten.

We hebben het al zo druk

Ik heb de afgelopen tijd een aantal hoofden van juridische afdelingen gesproken die met zoveel woorden – heel eerlijk dus – zeiden dat zij het niet zagen zitten om tijd te besteden aan contractmanagement. “Hoe moet het dan met het andere werk?” In die organisaties waren er vele en omvangrijke salescontracten, die door sales zelf werden beheerd. Als daarmee geen slechte ervaringen zijn, waarom zou je dat dan veranderen?

Covey: belangrijk of urgent?

Natuurlijk is het voor een juridische afdeling niet altijd makkelijk om te scoren met contractmanagement: om een integraal systeem op te zetten moet je andere afdelingen in de organisatie aan het werk zetten en heb je budget en tijd nodig. Soms krijg je zelfs het verwijt van het management: “ik dacht dat we dat allang hadden”. Toch wil ik er ook hier voor pleiten dat juridische afdelingen tijd vrijmaken voor integraal contractbeheer, voor zowel inkoop- als verkoopcontracten, en voor het hele contracteringsproces van hun organisatie. Het is een kwestie van prioriteiten stellen. Bedrijfsjuristen moeten niet te vaak zeggen “we hebben het al zo druk”. Iederéén kent Covey en het verschil dat hij maakt tussen “belangrijk” en “urgent”.

Contracten horen bij de primaire bedrijfsprocessen

Contracten zijn de levensader van elke organisatie. Deprimaire processen zijn in- en verkoop. Contractenborgen die processen. In economische zin worden op basis van contractuele afspraken besparingen en winsten gegenereerd en neerwaartse risico’s uitgesloten. Tenzij er een afdeling contractmanagement is moet de juridische afdeling het initiatief nemen om te komen tot een geïntegreerde beheersing van het contracteringsproces, vanaf het initiatief van een contract tot de beëindiging en archivering van contracten. Dit ziet zowel op automatisering als op het ter beschikking stellen van modelcontracten en modelbrieven en op het opstellen van protocollen voor kritische situaties. Ook al kost het tijd, daarmee laat de juridische afdeling zien oog te hebben voor de belangrijkste commerciële aspecten van de bedrijfsvoering. De juristen kennen als geen ander de juridische aspecten van de verschillende fasen die een contract doorloopt en de risico’s die daarin kunnen voorkomen en beheerst moeten worden: van autorisatie en het betrekken van andere (staf) afdelingen tot de noodzaak van een tijdige in gebrekestelling als sprake is van wanprestatie. Natuurlijk moeten de juristen andere afdelingen betrekken bij de herinrichting van de processen. En ook biedt het herinrichten van processen de mogelijkheid bepaald juridisch werk te delegeren aan anderen – niet-juristen – in de organisatie.

Contractbeheer verdient zich dubbel en dwars terug!

De tijd die juristen investeren in het optimaliseren van het contracteringsproces verdient zich dubbel en dwars terug: de kwaliteit van de contracteringsprocessen gaat omhoog en de operationele en juridische risico’s van de organisatie worden beter beheerst. En het is mooi meegenomen dat door het uitvoeren van een dergelijk organisatiebreed project de juristen meer als echte business partner worden gezien.