Complexiteitsreductie bij pensioenfondsen

Goede voorbereiding op weg naar een nieuw pensioenstelsel

AZL heeft een jarenlange ervaring in het samen met klanten doorvoeren van transities. Samen met haar circa 50 klanten is AZL nu bezig om de transitie naar een nieuw pensioenstelsel voor te bereiden. In dat kader werkt AZL ook aan een gestructureerde aanpak voor het reduceren van complexiteit binnen de fondsen.

De term ‘complexiteitsreductie’ wordt in de pensioenwereld de laatste tijd steeds meer gebruikt. Ook De Nederlandsche Bank (DNB) gebruikt deze term in de context van de naderende hervorming van het pensioenstelsel. DNB verwijst daarbij naar het verandervermogen van pensioenfondsen: “een fonds met weinig complexiteit in de regeling is wendbaarder (vooral in een transitietraject) dan een fonds met veel complexiteit”. Tevens zien we dat complexiteit in een pensioenfonds een hoger risico vormt in de zin van de IORP 2 wetgeving.

Naast een complexe regeling kunnen we nog twee andere vormen van complexiteit onderscheiden. De complexiteit van de organisatie van een fonds en de complexiteit van de omgeving waarin het fonds opereert kunnen ook risicoverhogend werken. Hierbij laten we de complexiteit van (de governance van) het vermogensbeheer buiten beschouwing. Ook dat element kan risicoverhogend werken maar de uitwerking daarvan laten we graag over aan anderen die op dat gebied werkzaam zijn.

In dit artikel belichten we een aantal onderdelen die bepalen hoeveel complexiteit er in een fonds aanwezig is en geven we op hoofdlijnen aan welk proces een fonds kan doorlopen om complexiteit weg te nemen.

Complexiteit binnen een pensioenfonds

Complexiteit wordt vaak geassocieerd met administratieve rompslomp, regelzucht en systeemdwang. Hoe kunnen we dit vertalen naar pensioenfondsen?

In de pensioenwereld wordt complexiteit vaak alleen bekeken vanuit de pensioenregeling. Veel pensioenfondsen hebben in de loop der jaren van sociale partners de opdracht gekregen verschillende sets van (overgangs)regelingen en al dan niet individuele afspraken uit te voeren. Dit zorgt voor een verschillende en complexe behandeling van groepen deelnemers en zelfs individuen.

Naast de pensioenregeling zijn er nog twee andere elementen die de complexiteit van een pensioenfonds bepalen. De organisatie van een fonds kan dermate ingewikkeld of onduidelijk zijn dat het maken van keuzes en het nemen van beslissingen moeizaam verloopt en (te) veel tijd kost.

Tot slot kan de omgeving waarin het fonds opereert complexiteitverhogend werken. Denk daarbij aan de relatie met uitbestedingspartijen en hiermee (niet) afgesproken service level agreements en aan de verhouding met sociale partners, stakeholders en toezichthouders.

Het belang van complexiteitsreductie

Complexiteit binnen een fonds zorgt voor een verhoogde kans op fouten, hogere (uitvoerings)kosten, verspilde tijd van bestuursleden, moeilijke uitlegbaarheid en een verlaagd verandervermogen van het fonds. Een pensioenfonds met een hoge complexiteit heeft ook direct een hoog risico. Alle reden voor pensioenfondsen om te bekijken hoe het met de complexiteit is gesteld. Maar hoe doe je dat?

Strategie en beleid op complexiteit

Het lijkt heel simpel om te doen maar het gebeurt heel weinig. Elk pensioenfondsbestuur zou een strategie en een beleidsuitgangspunt rond complexiteit moeten vaststellen. Daarmee stel je een norm voor het eigen fonds, houd je jezelf als bestuur scherp, en je kan het ook gebruiken om uitbestedingspartijen en sociale partners aan dat beleid te houden (of ze er in ieder geval steeds aan te herinneren!).

Hoe onderken je complexiteit in een pensioenfonds?

Zoals aangegeven zijn er drie onderdelen te onderkennen die bepalen hoeveel complexiteit er in een fonds aanwezig is: de pensioenregeling(en), de organisatie van het fonds en de omgeving waarin het fonds opereert. Ook kan een combinatie van onderdelen nog voor extra complexiteit zorgen.

Complexe regeling

Een pensioenregeling kan bestaan uit meerdere regelingen die van toepassing zijn op verschillende deelgroepen en ook nog naast elkaar voor verschillende periodes van kracht kunnen zijn. Al deze subregelingen kunnen de administratieve uitvoering extra moeilijk maken.

Daar komt nog bij dat wat de ene pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO) een complexe (overgangs)regeling vindt, voor de andere PUO geen enkel probleem is. Bijvoorbeeld omdat de administratiesystemen heel anders in elkaar zitten of omdat een overgangsregeling wel of niet handmatig wordt uitgevoerd.

Het is dan ook van groot belang dat de analyse op de complexiteit van de regeling(en) in nauwe samenwerking met de PUO geschiedt. De PUO moet immers kunnen aangeven welke aanpassingen in de regeling(en) de administratieve uitvoering vereenvoudigen en tot welke kwaliteitsverbetering en/of kostenbesparing dit zal leiden.

Complexe organisatie

Ook de organisatie binnen het fonds kan tot extra complexiteit leiden. Als de governance binnen het fonds niet goed of duidelijk is geregeld, kan dit leiden tot irritatie binnen het bestuur, stroperige besluitvorming en verlies aan controle.

Een aantal voorbeelden:

• Onduidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden tussen uitvoerende bestuursleden en niet-uitvoerende bestuursleden.
• Onduidelijkheid over de plaats en taak van de medezeggenschap, of een verkeerde opvatting daarover, kan zelfs tot gerechtelijke procedures leiden.
• Of het onvoldoende beschrijven van de taak en het mandaat van de verschillende bestuurscommissies. Bestuurlijke commissies zijn ingesteld om de besluitvorming binnen het bestuur te stroomlijnen en te versnellen. Helaas gebeurt het maar al te vaak dat het werk van de commissies in de bestuursvergaderingen nog eens flink wordt over gedaan. Met als gevolg veel dubbel werk, frustraties en tijdverlies.

Complexe omgeving

Tot slot kan de omgeving van het fonds extra complexiteit veroorzaken. Ik geef een aantal voorbeelden:

• Er wordt veel met verschillende externe partijen samengewerkt waardoor het overzicht ontbreekt.
• Bij de uitbesteding van werkzaamheden wordt met een te veel of te weinig gedetailleerde set van resultaatafspraken gewerkt.
• De verhouding met externe toezichthouders staat onder druk. Of de verhouding tussen bestuur en de sponsor of cao-partijen is niet goed gescheiden.

Deze elementen kunnen er voor zorgen dat het bestuur veel meer tijd kwijt is aan het managen van de omgeving dan nodig is.

”pensioenregeling, organisatie en omgeving bepalen de mate van complexiteit”

Combinatie van onderdelen

We zien ook dat complexiteit van een onderdeel complexiteitverhogend kan werken voor de andere onderdelen. Een enkele overgangsmaatregel voor een deel van de actieve deelnemers of voor arbeidsongeschikten kan binnen het fonds steeds weer leiden tot extra bestuursaandacht , extra tijd, extra communicatie richting een bepaalde groep deelnemers en een verhoogde kans op fouten en ontevreden deelnemers.

Een complexe regeling kan dus ook doorwerken in de organisatie van het fonds zelf en zelfs in de omgeving van het fonds. Denk daarbij aan het inschakelen van adviseurs bij de behandeling van een bepaalde groep deelnemers of de behandeling van individuele gevallen.

Gestructureerde aanpak per fonds

Natuurlijk is de complexiteit niet bij ieder fonds gelijk; de complexiteit en het daarmee omgaan is zeer fondsspecifiek. De kunst is om als fonds gestructureerd en op hoofdlijnen de mate van complexiteit vast te stellen met behulp van een complexiteitsscan.

Als er complexiteit wordt vastgesteld, dan zal vervolgens een nadere analyse van de oorzaken nodig zijn om te bepalen of de complexiteit negatieve gevolgen heeft voor het besturen van het fonds en/of de uitvoeringskosten. En als dat zo is, welke beheersmaatregelen het bestuur kan nemen om de complexiteit te reduceren. Heel belangrijk daarbij is dat de afwegingen die leiden tot het al dan niet nemen van maatregelen tot complexiteitsreductie, goed worden gedocumenteerd. DNB hamert hier stevig op en ook in de communicatie met sociale partners moet het bestuur goed kunnen onderbouwen waarom een pensioenregeling of interne structuur moet worden aangepast.

Aan de hand van de te nemen maatregelen stelt het bestuur een plan van aanpak op. In dit plan van aanpak speelt de communicatie met sociale partners, PUO en deelnemers een belangrijke rol. Iedere stakeholder heeft andere belangen bij het fonds en de kunst is al deze stakeholders op tijd te benaderen en mee te krijgen in het proces van complexiteitsreductie. DNB heeft zelf terecht aangegeven dat een proces van complexiteitsreductie veel tijd in beslag kan nemen. Gelukkig hebben we nog tijd voordat een nieuw pensioenstelsel zijn intrede doet en er wellicht op grote schaal transities gaan plaatsvinden.

Laten we deze tijd goed benutten!