Hoe krijg je grip op de financiële gevolgen van managementbeslissingen?

Haast alle beslissingen hebben financiële gevolgen. Als je de juiste informatie weet te verkrijgen door de juiste vragen te stellen en niet kijkt naar budgetten, maar naar de output van geld, kun je de juiste financiële beslissingen voor jouw organisatie maken. Hinrich Slobbe, trainer op het gebied van financieel management in de profit en non-profitsector, vertelt over de verschillende vormen van financial control en het belang ervan.

Behoefte aan kennis van financieel management

Hinrich: “Als jij gewoon je werk doet en alles om je heen wordt geregeld, heb je geen financiële kennis nodig. Maar zodra je dingen zelf moet gaan regelen, bijvoorbeeld als je budgethouder wordt en allerlei verplichtingen moet nakomen, bestaat er bij de meeste mensen behoefte aan financiële kennis. Als je namelijk beslissingen moet nemen die met geld te maken hebben, is het handig om inzicht te hebben in de gevolgen van jouw beslissing”.

Drie rollen in financieel management

Hinrich stelt dat er in principe drie rollen zijn binnen financieel management, namelijk:

• Administratie, hier krijg je als non-financial met behoefte aan financiële kennis zelden mee te maken. De financiële specialisten, zoals boekhouders of administrateurs, nemen deze taak voor hun rekening door bijvoorbeeld op tijd salaris of bonnetjes uit te betalen.
• Externe verslaglegging, deze rol wordt ook zelden vervuld door non-financials. Mensen in deze rol maken de jaarrekening en andere documenten om naar buiten te communiceren over de financiële status van de organisatie.
• Managementinformatie, in deze rol verzamel je financiële informatie en communiceer je hierover binnen de organisatie. Je doet dit om in control te komen.

“Je hebt financial en business controllers. De financial controller houdt zich onder andere bezig met de boekhouding en taken ten behoeve van de continuïteit van de organisatie. De business controller staat naast het management om hen te informeren, zodat ze op tijd de juiste dingen doen”, zegt Hinrich.

Managementrapportages

“Als je de derde rol hebt, maak je regelmatig managementrapportages waar managers kunnen zien hoe het financieel gaat, zodat zij indien nodig kunnen bijsturen. Een rapportage die sinds het boekjaar 2024 verplicht is, is de ESG-rapportage (Environmental, Social en Governance). Deze rapportage bevat zo’n 90 aandachtsgebieden, variërend van stikstofuitstoot tot het zijn van een goede werkgever. Het is een externe rapportage om transparant te zijn over wat je als organisatie doet en zo een socialer klimaat te realiseren. Deze rapportage kan de basis zijn van zaken waar je als business controller intern op stuurt, ook met het oog op de financiële gevolgen van beslissingen op basis van het rapport”, aldus Hinrich.

Ontwikkelingen in het financiële vakgebied

Hinrich: “Financieel management speelt in principe bij ieder bedrijf, en er komt steeds meer bij kijken. De eerste rol krijgt te maken met automatisering, de tweede rol met regeldruk door een toenemend aantal verplichte rapportages en de derde rol met voorspellende analyses en realtime informatievoorziening. Je ziet dat alle rollen rondom financieel management te maken krijgen met ontwikkeling, en nu komt daar AI bij. Big data wordt bijna niet meer door mensen bekeken, maar steeds vaker door AI. Hierbij zoekt het naar correlaties in datasets om een voorspellende analyse te maken. Hier worden regelmatig fouten in gemaakt, met name door vooroordelen in de dataset. Dit zijn ontwikkelingen waar je in het financiële vakgebied veel mee te maken krijgt”.

Financieel management in het onderwijs

“In het onderwijs is men nog niet heel ver voorspellende analyses. De boekhouding en het management zijn redelijk traditioneel, terwijl beleidsrijk budgetteren enorme kansen biedt in het onderwijs. Je kijkt dan niet meer naar hoeveel geld heb ik en wat kan ik ermee doen, maar juist wat wil ik bereiken en hoe het ik mijn geld daar zo slim mogelijk op in. De onderwijsdoelstellingen staan dan centraal. Als je de financial controller in het onderwijs de juiste vragen stelt en beseft dat haast alle beslissingen financiële gevolgen hebben, kun je mensen en middelen samenvoegen om onderwijsdoelen te halen. Een rooster maken is bijvoorbeeld een financiële keuze: kies ik voor meer of minder kinderen in een klas? Hoe meer klassen, hoe meer middelen er nodig zijn. Tegelijkertijd heeft minder klassen met meer kinderen gevolgen voor de onderwijskwaliteit, waardoor potentiele leerlingen wellicht niet voor jouw school kiezen. Dan mis je ook het doel. Als je de financiële consequenties in het onderwijs inziet, kun je de juiste keuzes maken”, zegt Hinrich.

Financieel management in de non-profitsector

Hinrich: “Het onderwijs heeft nog een bepaalde prestatiedruk, maar bij overheden, zoals gemeenten of waterschappen, gaat het er veel ambtelijker aan toe. Het draait vaak alleen om de administratieve rol en verantwoordingsdruk naar buiten van financial control. Als business controller is de grote uitdaging om te bepalen welke financiële informatie noodzakelijk is voor de juiste beleidsbeslissingen. Dit is lastig, omdat de afstand tussen wat ambtenaren doen en de uiteindelijke gevolgen voor de maatschappij groot is. Probeer maar een te meten wat de effecten zijn van iemand die bijstandsuitkeringen doet of iemand die jeugdzorg organiseert, dat maakt business control binnen de overheid moeilijk grijpbaar. Maar de overheid staat aan de vooravond van een grote bezuinigingsoperatie, en de beste bezuiniging is op activiteiten die niet noodzakelijk zijn. Hiervoor moet je niet kijken naar de financiën, maar inzicht krijgen in de output van financiën. Dat is de uitdaging voor de business controller in de non-profitsector”.

Ontdek de financiële consequenties van managen

“Uiteindelijk maken de financiële mensen in organisaties vaak niet de beslissingen. Het is dus belangrijk dat de non-financials ook inzicht krijgen in de financiële gevolgen van beslissingen en welke informatie daarvoor nodig is. Hiervoor is het nodig om de financiële taal te begrijpen en managementrapportages te kunnen analyseren”, sluit Hinrich af. Wil jij binnen jouw organisatie aan de slag met de gevolgen van financiële beslissingen, niet alleen maar met budgetten verdelen? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan voor een Incompany-traject op maat.