Zijn Planning en Control altijd ondergeschikt aan Cultuur?

Het stond echt in de krant, ik kon het niet geloven. Een organisatie met meer dan 100 jaar ervaring weet toch dat de post rondom Kerst drukker is dan normaal? Een bedrijf dat jaarlijks te maken heeft met teruglopende post, een krimpende markt, een product dat niet meer zal groeien behalve die ene periode in het jaar. Operational Excellence is het adagium bij PostNL. Alles wat geautomatiseerd kan worden in de postoperatie is geautomatiseerd. Sorteercentra die vrijwel volledig autonoom kunnen werken, 24/7 operatie, in elke straat een parttime postbezorger, een gigantische flexibele schil. En toch zijn er kerstkaarten te laat door de drukte…

Op zulke momenten blijkt of een bedrijf echt in control is. En dat betekent niet dat alles altijd vlekkeloos hoeft te gaan. Er kunnen onverwachte gebeurtenissen zijn die leiden tot uitloop, vertraging of fouten. Maar dit is geen onverwachte gebeurtenis. Net zoals sneeuw of vallende bladeren voor de NS geen onverwachte gebeurtenissen zijn. Daar kun je op plannen want je weet exact wanneer het gaat gebeuren, zelfs wat er gaat gebeuren. En je hebt het hele jaar om je daarop voor te bereiden. Het is geen Elfstedentocht die eens in de 20-30 jaar misschien wel eens plaats zou kunnen gaan vinden. En zelfs daar hebben ze de draaiboeken klaarliggen voor als het eens mocht te staan gebeuren. It giet oan.

Waar gaat dit nou fout?

Cultuur is sterker dan Control. Er zitten in dit soort bureaucratisch gestuurde bedrijven als de NS en PostNL veel managers die het woord wendbaar en ondernemerschap niet hebben uitgevonden. Het draait vaak om rechtmatigheid en doelmatigheid en niet voldoende om effectiviteit en flexibiliteit. Diensten gaan via het boekje en de klus klaren is geen hoofdthema. Ook werkt het leiderschap in een machinebureaucratie de creativiteit van de werkvloer vaak tegen. Daar in de operatie zijn best veel ideeën die de organisatie slimmer en beter maken maar de lemen managementlaag laat dit soort gedachten niet door. Omdat anders bestaande posities worden aangetast. Bang voor verandering. Je zal maar het verwijt krijgen dat jij dit niet hebt bedacht? Ouderwetse bedrijfsvoering blijft zo in stand en de medewerkers stoppen met denken.

Een goede controller moet door hebben in wat voor bedrijf hij/zij werkzaam is. Planning en Control zijn altijd ondergeschikt aan Cultuur. Dat betekent dat een organisatieverandering altijd via de cultuurkant verloopt. Dat begint met Leiderschap, en via leidinggevenden worden medewerkers gemotiveerd en geëquipeerd tot verandering. De leidende coalitie met de juiste sense of urgency gaat het gevecht aan met de gevestigde orde en kantelt zo bedrijfsprocessen. Je kan ook wachten tot de wal het schip keert en disruptieve innovaties het businessmodel om zeep helpen. Kijk hoe het met V&D is misgegaan, of met Kodak en Nokia.

PostNL wordt nog wel een tijdje uit de wind gehouden door overheidsbescherming. Maar het monopolie wordt langzaamaan leeggepompt. Zeker als blijkt dat de onderneming verzaakt in haar verantwoordelijkheid in het belangrijkste postmoment van het jaar. Volgende keer toch maar een WhatsApp bericht of e-mailtje naar je dierbaren. Of we gaan zelf langs. Als dadelijk alleen nog maar de oudste senioren een Kerstkaartje sturen komt deze hoogstwaarschijnlijk wel op tijd aan. Want het was met de feestdagen nog nooit zo rustig in het postbedrijf.

Geschreven door: Drs. Hinrich C.A. Slobbe