Tips voor operational auditing

Verantwoording is van steeds groter belang. De roep om transparantie, verantwoording én het behalen van goede resultaten klinkt harder dan ooit tevoren. Van auditors wordt daarbij veel gevraagd. Als adviseur voorziet de auditor het management van belangrijke informatie die bijdraagt aan vergaande organisatorische en strategische beslissingen. Het in kaart brengen van risico’s en toetsen of daarvoor voldoende beheersmaatregelen zijn getro­ffen. Het gaat hier om kaders, richtlijnen en procedures, maar ook om houding en gedrag.

De tijd dat alleen naar de hard controls wordt gekeken ligt achter ons. Van een operational auditor wordt ook verlangd dat de zogenaamde soft- controls in de scope van de audit worden betrokken. We vroegen Jan Otten (medeoprichter en partner van ACS) naar de do’s en dont’s omtrent operational auditing.

Waarom is (operational) auditing van belang voor organisaties en welke do’s en dont’s uit de praktijk komt u vaak tegen?

Operational auditing, soms ook wel aangeduid als management control auditing, levert het management in een organisatie extra zekerheid over de beheersing van risico’s. Daarmee is operational auditing een belangrijke en onmisbare schakel in de governance- en controlstructuur van de organisatie. Een goed functionerende auditfunctie kan voorkomen dat de organisatie voor verrassingen komt te staan en dat het realiseren van haar doelstellingen wordt bedreigd.

De auditor begeeft zich met zijn activiteiten tussen het bestuur en het management van onderdelen van de organisatie. Dat is een delicate positie waarin zorgvuldigheid geboden is.

De belangrijkste do’s zijn:

• Zorgdragen voor een gemotiveerde opdrachtgever die het auditonderwerp relevant en urgent vindt zodat de auditresultaten wanneer nodig opvolging krijgen;
• Zorgdragen voor een uitstekende communicatie naar de auditee zodat die ook doordrongen wordt van de relevantie van de audit;
• Vertalen van de auditvraag in een juiste en zo efficiënt mogelijke normstelling voor de audit;
• Zorgdragen voor een zodanig auditontwerp dat een valide en betrouwbare audituitkomst is gegarandeerd;
• Een professionele uitvoering van de audit en rapportage van de resultaten.

De belangrijkste dont’s:

• Op eigen houtje aan de slag gaan en er op hopen dat men de auditwerkzaamheden vanzelf belangrijk genoeg vindt om er mee aan de slag te gaan;
• Keer op keer dezelfde problemen constateren en geen aandacht te hebben voor de echte oorzaken.
• Verbetervoorstellen doen die feitelijk niet veel meer zijn dan het herhalen van de norm:
  • Bevinding: we hebben vastgesteld dat niet volgens de norm wordt gewerkt;
  • Advies: werk voortaan volgens de norm;

Wat is de toegevoegde waarde van het auditen van houding en gedrag (soft controls) naast het auditen van informatie en processen (hard controls) en waarom is dit zo belangrijk?

Hoewel men weet dat ‘soft controls’, houding en gedrag zeer relevante zijn, worstelen veel auditors met deze onderwerpen. De laatste jaren is er sprake van een ontwikkeling waarbij auditors ook over de oorzaken van de aangetroffen problematiek willen rapporteren. Sommigen spreken dan van ‘ root cause analysis’. Het is echter niet moeilijk te begrijpen dat de oorzaken van omissies vaak gezocht moeten worden in houding en gedrag van de betrokken medewerkers en management.

De auditor levert echte toegevoegde waarde als hij de vinger zodanig op de zere plek kan leggen dat zijn analyse wordt geaccepteerd en gedragsverandering het gevolg is.

Dat vereist zorgvuldig onderzoek met een speciale technieken om gegevens over houding en gedrag te verzamelen, te analyseren en daarover zodanig te rapporteren dat draagvlak ontstaat voor gedragsverandering.

---

Opleiding Operational Auditing

Verantwoording is van steeds groter belang. De roep om transparantie, verantwoording én het behalen van goede resultaten klinkt harder dan ooit tevoren. Van u als auditor wordt daarbij veel gevraagd. Als adviseur voorziet u het management van belangrijke informatie die bijdraagt aan vergaande organisatorische en strategische beslissingen. De verkorte opleiding Auditing biedt u op compacte en interactieve wijze inzicht in de meest relevante en actuele auditingvraagstukken. U krijgt nieuwe kennis en handvatten waarmee u in de praktijk direct aan de slag kunt!