Home » Marketing en Communicatie » Schrijven is het beantwoorden van de vragen van uw lezer

Schrijven is het beantwoorden van de vragen van uw lezer

Schrijven is geen éénrichtingscommunicatie waarbij wij onze gedachten op papier zetten en naar anderen verzenden. Schrijven is een interactief proces waarbij de lezer voortdurend in beeld moet zijn. Zeker als we schrijven in opdracht of op verzoek, moet onze tekst betekenisvol zijn voor het denken en handelen van onze lezer!

We moeten een tekst dan ook beschouwen als het antwoord op een onderliggende (of achterliggende) vraag in plaats van als een min of meer geordende verzameling opmerkingen over thema’s en subthema’s. Een goede werkmethode start met het achterhalen van de centrale vraag van onze lezer: wat is de kern van zijn informatiebehoefte?

Wat bedoelt de opdrachtgever nou precies?

Dat is niet zo eenvoudig als het lijkt. De ervaring leert dat bij een complex probleem de opdrachtgever vaak ook niet precies kan formuleren waar hij naar toe wil. Het is daarom raadzaam om een eventuele vraag die hij tijdens de intake naar voren brengt te zien als initiële vraag: een eerste poging om onder woorden te brengen wat hij wil weten. Tijdens de intake vindt vraagverheldering plaats. We gaan een dialoog met de opdrachtgever aan, waarbij we kritisch doorvragen en hem verschillende mogelijke alternatieve vragen voorhouden. De uiteindelijke formulering van de centrale vraag moet zowel voor opdrachtgever als schrijver precies verwoorden waar het om gaat!

Het zogeheten 3A-model (analyse-advies-aanpak) kan goede diensten bewijzen bij een dergelijke intake.

Analyse

communiceren2

Het kan zijn dat de opdrachtgever louter een goed beeld wil krijgen van de situatie waarin hij verkeert. Er kunnen allerlei redenen zijn waarom hij zich beperken wil tot een analyse. Misschien wil hij bijvoorbeeld niet te ver vooruit lopen op collega’s die ontkennen dat er sprake is van een probleem. Voorbeelden van mogelijke centrale vragen uit de analyse-fase zijn: Wat is er precies aan de hand? Wat zijn de oorzaken ervan? Moeten we hier wat aan doen?

Let op dat we niet voor niets spreken over dé centrale vraag. Als deze luidt “Wat zijn de oorzaken van het probleem?” dan moeten we eerst de vraag beantwoorden wat er nu precies aan de hand is. Dat is dan een soort subvraag, waarvan de beantwoording dienstbaar is aan de beantwoording van de hoofdvraag. Overigens kan het ook zo zijn dat we die subvraag niet meer in onze tekst hoeven te beantwoorden omdat voor alle betrokkenen reeds helder is wat er precies aan de hand is. In zulke gevallen geven we in de inleiding van onze tekst hiervan slechts een korte samenvatting.

De wát en wáarom vragen

De intake kan ook uitwijzen dat de opdrachtgever vooral advies wil krijgen over de wijze waarop hij zijn probleem kan oplossen:

  • wat zijn mogelijke oplossingen?
  • wat zijn de positieve en negatieve aspecten?
  • aan welke eisen moet de oplossing voldoen?
  • welke oplossing is de beste?

Ook hier moeten we beseffen dat elke vraag als het ware voortborduurt op het antwoord van de voorafgaande vragen. De meest vergaande vraag is dan dé centrale vraag. We moeten ervoor oppassen dat we niet te snel alle mogelijke vragen willen beantwoorden voor onze opdrachtgever. Ook al zouden we hem graag vertellen wat volgens ons de beste oplossing is, het is denkbaar dat een inventarisatie van mogelijke oplossingen met voor- en nadelen veel passender is in een situatie waarin draagvlak voor de gekozen oplossing van doorslaggevend belang is. Daarom moeten we in de intake niet alleen achterhalen wát de opdrachtgever wil weten, maar ook waaróm hij dat wil weten.

Tenslotte nog twee voorbeelden die passen in de fase van de aanpak. “Hoe gaan we dit uitvoeren?” genereert een plan van aanpak. Bij een voortgangsrapport hoort de vraag: “Hoe verloopt de uitvoering?” of “Verloopt de uitvoering volgens plan?”

Het belang van een centrale vraag

De voordelen van het werkenpotloden_punt_centraal660x330 met een centrale vraag zijn evident. De centrale vraag geeft namelijk richting aan ons schrijfproces, in tegenstelling tot de brainstorm. Aan de hand van de centrale vraag kunnen we al in een vroeg stadium bepalen welk type antwoord gegeven moet worden en welke informatie nodig is om die boodschap toe te lichten of te onderbouwen. Vraagdenken zet voor ons dus de koers uit bij het schrijfproces, we kunnen ergens naartoe werken.

Tegelijk hebben we een maatstaf om te bepalen welke informatie we nodig hebben en welke niet. We hebben alleen ideeën nodig die helpen om de centrale vraag te beantwoorden. Dit heet het principe van de functionaliteit: uiteindelijk staat er dus niets in onze tekst dat niet bijdraagt aan het beantwoorden van de centrale vraag.

Het allerbelangrijkste is echter dat het werken met een centrale vraag ons in staat stelt optimaal aan te sluiten bij de informatiebehoefte van onze lezer. Een goed gekozen centrale vraag motiveert hem om onze tekst te lezen. Immers, als de vraag die we in onze tekst beantwoorden niet actueel en relevant is voor onze lezer, dan zal hij ook niet geïnteresseerd zijn in het antwoord op die vraag!

Dit artikel is een vervolg uit een reeks artikelen. Lees het vervolg op dit artikel:

Uw gedachten beter structureren bij het schrijven?

http://www.euroforum.nl/media/cms_page_media/2039/Delta%20denken%20BrochureVK%20(116x683).jpgDe tweedaagse training ‘Delta Denken’ gaat u daar zeker bij helpen! Delta Denken is een unieke methode om stap voor stap uw gedachten over een bepaald onderwerp te structureren en vervolgens uit te werken tot een heldere tekst of presentatie.

Benieuwd naar het cursusprogramma?
Bekijk het programma

Over euroforum

euroforum

Euroforum is marktleider op het gebied van congressen, opleidingen en trainingen voor professionals en managers bij bedrijven, overheden en non-profit organisaties

Bekijk ook

Goed schrijfwerk begint met een goede opdracht

Het schrijven van een memo, notitie of rapport is eigenlijk net een project. Hoewel we …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *