Business controller, stap uit je comfort zone

Laten we beginnen met die balans tussen hard skills en soft skills. Hoe vind je evenwicht tussen je functionele verantwoordelijkheid enerzijds en je rol van gesprekspartner anderzijds?

‘Door duidelijk te zijn. Begin een gesprek met uit te leggen dat je twee rollen hebt: enerzijds duiding van de cijfers, anderzijds adviseur van het management. Je kunt ook spreken in termen van bovenstroom en onderstroom. Met bovenstroom bedoelen we inhoud en procedures, terwijl onderstroom staat voor gevoel en voor de relatie.’

Zijn die beide rollen makkelijk te combineren?

‘Vaak wel, soms ook niet. Stel, het MT wil een bepaalde kant op, maar de controller ziet in de cijfers dat daar geen ruimte voor is. Dan gaat het wringen. Overigens ontstaat dan wel een boeiend inhoudelijk gesprek.’

Moet een business controller altijd voet bij stuk houden?

‘Ik denk dat je als business controller gebaat bent bij een bepaalde mate van flexibiliteit. Blijf je in je eigen wereld zitten? Of slaag je erin je cijfers uit te leggen aan je gesprekspartners, zodat ze die begrijpen en er het juiste gewicht aan toekennen? Hier komen echt de soft skills om de hoek kijken: goed luisteren, doorvragen en samenvatten, maar ook op een handige manier omgaan met weerstand.’

Hoe ga je met weerstand om?

‘Niet door er lijnrecht tegenin te gaan of je standpunt opnieuw te beargumenteren, laat dat duidelijk zijn. Daarmee roep je alleen maar meer weerstand op. Je kunt beter iets zeggen in de trant van: ‘Ik merk dat we hier verschillend naar kijken. Waarin kunnen we elkaar vinden?’ Zoek naar gemeenschappelijke grond, ook al heb je puur op grond van de cijfers gelijk. En vraag door. Zie weerstand niet als iets lastigs maar omarm het. Je kunt beter weerstand hebben die wordt uitgesproken dan weerstand die wordt verzwegen, want die kun je niet bestrijden. Omgaan met weerstand kun je leren. Daarom vliegen we in deze module een acteur in en gaan we oefenen met  rollenspellen.’

Hoe zorg je ervoor dat de stukken die je aanlevert, opvallen en gelezen worden?

‘Door ze te schrijven op de persoon voor wie ze bedoeld zijn. Is je CFO een zakelijk type dat alleen info op hoofdlijnen wil? Hou je stuk dan beknopt en bespaar hem de details. Is het een MT dat wat meer informatie nodig heeft? Neem ze dan mee in de stappen die je zet. Verder is het handig om te zorgen voor visuele afwisseling: tekst en afbeeldingen. Of een grapje kan, hangt af van de ontvanger en de cultuur van het bedrijf. Humor kan werken en kan de relatie versterken, maar losjes doen in een formele organisatie is meestal geen succes.’

Hoe behoud je je plek aan de MT tafel?

‘Dat is een belangrijk punt; veel business controllers worstelen met die vraag. Mijn antwoord is: je krijgt wat je geeft. Word je te weinig gehoord en krijg je te weinig ruimte? Stel jezelf dan de vraag hoe je beter gehoord kunt worden. Misschien moet je vaker ongevraagd advies geven. Misschien moet je het ook gewoon benoemen: ‘Ik heb het gevoel dat mijn inbreng onvoldoende op waarde wordt geschat; hoe kan ik voor onze organisatie waardevoller zijn?’ En dan maar eens experimenteren met ander gedrag en kijken hoe dat uitpakt.’

Welk element wordt nog belangrijker voor je rol als business controller de komende 5 jaar?

‘Ik heb geen achtergrond als business controller. Maar als trainer/coach kan ik wel zeggen: sinds covid is er veel veranderd. Het beeld van de wereld verandert. Die verandering is continu. Dat betekent dat je als business controller ook moet meebewegen en flexibel moet zijn. Realiseer je dat cijfers een momentopname zijn en kijk ook eens procesmatig, naar de lange termijn.’

Mark Egging heeft een achtergrond als docent bewegingsonderwijs en is geruime tijd werkzaam als trainer/coach. Hij is gecertificeerd NLP practitioner en video-interactiebegeleider. In de vijfdaagse opleiding tot business controller verzorgt hij de module ‘soft skills van de business controller en effectief beïnvloeden’.