“De softcontrols van een operational auditor”

De wondere wereld van control(s)

De zinsnede ” u bent niet in control” heb ik veelvuldig langs zien komen. Het resultaat dat ik zie is dat de afdeling control steeds meer uitdijt en dat er meer en meer controls komen om maar grip op de situatie te krijgen. Maandelijks worden rapportages opgesteld waarin meer kengetallen staan opgenomen dan u lief is. Er is een begroting, een management rapportage, bestuursrapportage, een jaarrekening en uiteraard hebben sommige onderwerpen nog een eigen verantwoordingsstructuur. Prima “in control” zou u denken. Maar wat maakt dat er toch geen vertrouwen bestaat in de cijfers en dat bij iedere overschrijding direct een wijzende vinger richting bestuur gaat waarna er een nieuwe verantwoordingsstructuur wordt bedacht die nog strakker is en nóg gedetailleerder? Wellicht tijd om iets nieuws te proberen? Iets wat de focus van de cijfers haalt en meer inzoomt op het ontstaan van een overschrijding. Iets waar je als groep lering uit kunt trekken, zodat het de volgende keer beter gaat?

De naam soft control is geen goede term. Wat mij betreft is het een hard control met de focus op gedrag. Want hoe komt het dat een budget wordt overschreden? Ligt dat in het feit dat de kosten niet goed zijn geraamd. Is het door tegenvallende economische cijfers of is de verantwoordelijkheid niet goed belegd? En hoezo anticipeert iemand niet op veranderende omstandigheden. Is het een kwestie van niet kunnen, moeten of willen? En hoe kunnen we dit in de toekomst ondervangen? Wat hebben medewerkers nodig om hun doelen te behalen binnen de kaders die daarvoor gelden. Een Behavioural Audit legt juist dit systeem bloot. Deze vorm van audit zorgt ervoor dat medewerkers naar hun eigen aandeel kijken en met elkaar in gesprek gaan om aannames en veronderstellingen bloot te leggen en samen oplossingen te bedenken die passen op het probleem dat wordt ervaren. Noem dat maar eens soft, ik noem het vooral wijs!