Hans Verkruijsse: ‘Een robuuste onderneming kan zomaar failliet gaan’

We spraken elkaar drie jaar geleden ook in dit verband. U voorspelde toen dat de jaarrekening zijn langste tijd had gehad.

‘Daar sta ik nog steeds achter. Ik heb onlangs deelgenomen aan een round table waarin onder meer werd besproken wat er de afgelopen jaren is veranderd. Nou, ik zit vijftig jaar in het vak en ben standaardzetter geweest voor accountants, dus daar kan ik wel wat over vertellen. Toch kan ik tegenwoordig de jaarrekening van de grote banken niet meer lezen. Ik begrijp de zinnen niet en ik begrijp de bedoeling niet. Iedereen in Nederland heeft geld op de bank staan, dus iedereen zou het jaarverslag van zijn bank moeten kunnen begrijpen, maar de regelgeving op het gebied van verslaggeving is compleet doorgeslagen.’

Kunt u daarvan een voorbeeld geven?

‘Zeker. In de opleiding voor accountant moet je een referaat schrijven. Een van de studenten schreef zijn referaat over hoe om te gaan met een correctie. Het ging om een correctie binnen een groep, dus binnen een staatje. Er moest een bedrag van het ene naar het andere regeltje. Let wel: het totaalbedrag bleef ongewijzigd – en alleen dat totaalbedrag staat in de balans. Desondanks: als hij die correctie wilde uitvoeren, moest hij drie opeenvolgende jaarrekeningen terug corrigeren en dat ook nog eens doorgeven aan de beurs. Als het nieuws naar buiten komt dat een beursgenoteerd bedrijf drie jaarrekeningen corrigeert, kan dat ingrijpende gevolgen hebben voor de beurskoers, terwijl er helemaal niets aan de hand is!’

Wat zijn volgens u de belangrijkste bouwstenen voor een data gedreven organisatie?

‘De bouwstenen van informatie zijn data. Informatie heb je nodig om beslissingen te kunnen nemen. En beslissingen komen tot stand uit een besluitvormingsproces. Je moet dus eerst precies weten welke processen zich voltrekken binnen de organisatie, welke informatie daarvoor benodigd is en welke data daarvoor verzamelt moeten worden. Dat vereist een heldere en eenduidige databeschrijving, zonder synoniemen en homoniemen. Een dubieuze debiteur is dus geen debiteur, maar een dubieuze debiteur. Dit systeem voor standard business reporting zorgt ervoor dat automatiseringssystemen gegevens kunnen uitwisselen. Een data driven organisatie is dus, veel meer dan een proces gedreven organisatie, gebaseerd op een goed functionerende automatisering en goede uitwisseling van data. Dat heeft tal van voordelen. Zo gaat bij een grote onderneming met dochterondernemingen de consolidatie veel sneller als data snel en goed kunnen worden uitgewisseld.’

Welke vaardigheden zijn voor de controller onmisbaar geworden om dagelijks te blijven sturen op data?

‘Een controller moet de strategische beslissingen van het management kunnen omzetten in processen en data. Als je data groepeert kun je daar kennis aan onttrekken, waarbij je onderscheid moet maken tussen gestructureerde en ongestructureerde data. Er zijn veel meer ongestructureerde data dan gestructureerde, en daar zit een schat aan informatie in. De kunst is dus kennis uit met name ongestructureerde data te halen die het kennisbeeld van de organisatie en van de processen kan verruimen. Kortom: een controller moet een goed kennisbeeld hebben.’

Welke rol spelen privacy, veiligheid en ethiek tijdens de sturing op data?

‘Allereerst: ik geloof niet in privacy. Als ik iets over jou wil weten, hoef ik maar even te googelen om van alles over jou te weten te komen. Zelfs als je niet heel actief bent online is er over jou informatie te vinden op internet. Het gaat vooral om de beveiliging van gegevens, vind ik. Gegevens moeten goed beveiligd zijn, ook tegen eigen medewerkers die er geen inzage in behoren te hebben. Over het algemeen is het niet best geregeld. Soms zie je zelfs post-it memo’s op monitoren hangen met een wachtwoord. En als iemand van baan wisselt, hoe weten we dan of die persoon geen informatie meeneemt? Daar wordt volgens mij nauwelijks op gecontroleerd. Daarom ben ik van mening dat in data driven organisaties de security officer deel zou moeten uitmaken van de directie en over een eigen organisatie zou moeten beschikken. Verder ben ik een groot voorstander van transparantie. Wees open over wat je met data doet. Doe je er geheimzinnig over, dan worden mensen nieuwsgierig en gaan ze graven. Ben je er open over, dan kraait er geen haan naar.’

Waarom zijn data zo belangrijk voor de continuïteit van de organisatie?

‘Een paar weken terug werd een oliemaatschappij gehackt. Die kon daardoor niet leveren. Ik weet zeker dat de afnemers vervolgens claims bij die maatschappij hebben neergelegd, Amerikanen kennende. Ben je nalatig, dan kan je dat heel duur komen te staan. Dat brengt me weer op het beperkte belang van een jaarrekening. Die oliemaatschappij stond er papier wellicht fantastisch voor. Robuuste onderneming, fraaie bedrijfsresultaten. Maar als je organisatie het slachtoffer wordt van hackers kun je zomaar failleren. Wat heb ik dan aan die jaarrekening?’

Wat is uw belangrijkste advies wanneer je data gedreven control toe wilt passen?

‘Een data driven organisatie heeft alleen bestaansrecht als de strategie ook data driven is. En die strategie moet gebruik maken van ongestructureerde data. Dat is de eerste stap. Daarnaast moet je een kennissysteem opbouwen: medewerkers die uit alle data – gestructureerd en ongestructureerd – kennisbeelden halen en andere medewerkers die die kennisbeelden valideren.’

Hans Verkruijsse (71) is emeritus hoogleraar Bestuurlijke Informatie Verzorging aan de Universiteit van Tilburg en aan de Accountancy opleiding op Curaçao. Daarnaast is hij voorzitter van het onafhankelijk adviescollege ICT-toetsing van de Rijksoverheid en voorzitter van de Raad van Toezicht Betrouwbaar Administreren. Verkruijsse is een van de sprekers op het seminar Jaarrekeningactualiteiten (18 november, Nieuwegein).

Meer weten?

Op 18 november krijg je tijdens de 28e editie van het seminar Jaarrekeningactualiteiten alle regelgeving, inzichten en actualiteiten voor het opstellen van de jaarrekening!

Met dit jaar extra aandacht voor deze actuele thema’s:

• Recente ontwikkelingen van verslaggevingsregels
• De verwerking van intercompany-transacties
• Niet-financiële informatie
• Specifieke vraagstukken bij opbrengstverantwoording
• Onderhanden projecten
• De gevolgen van supply chain finance voor de jaarrekening
• Jaarrekening, continuïteit en COVID-19

In één dag ben je volledig op de hoogte en kun je direct aan de slag met jouw jaarrekening!

Download brochure