Samenvatting SEPA-enquête

Achtergrond

Voorafgaande aan de nationale SEPA conferentie is een mailing uitgezet onder relevante doelgroepen met daarin een korte enquête. De mailing was een van de middelen die zijn ingezet ten behoeve van de werving voor het SEPA-congres. Daarnaast kon hiermee een beeld worden verkregen van de doelgroepen en de vragen die ze hebben over de migratie. Tevens geeft de enquête een indruk van de verwachtingen die de doelgroepen hebben over het congres zelf. De respondenten hoefden niet alle vragen in te vullen. Ook zijn er respondenten die weliswaar alle vragen hebben ingevuld, maar ook aangeven niet te weten of zij zullen deelnemen.

Branches

In totaal hebben 312 mensen de enquête ingevuld. Van de respondenten komt 10,7% uit het middenen kleinbedrijf, 17,9% van een middelgroot bedrijf, 14,6% van het grootbedrijf, 18,5% van de banken, 4,5% van de softwareleveranciers, 6,8% uit de consultancy en 14% hebben aangegeven dat ze uit andere sectoren komen (nl. accountancy, verzekeringsbranche, zorg, pensioenen, onderwijs/opleidingen, DNB en Betaalvereniging).

Betalingsverkeer

Van de groep respondenten die overschrijvingen doet voert het grootste deel jaarlijks niet meer dan 100.000 overschrijvingen uit (45 %). 10% doet tussen de 100.000 en 1 miljoen overschrijvingen per jaar, 12,5% doet jaarlijks tussen de 1 miljoen en 10 miljoen betalingen. 14,6% voert meer dan 10 miljoen betalingen uit. Een groot deel (17,9%) kan geen schatting geven. Van de groep respondenten die incasso’s doet voert het grootste deel niet meer dan 100.000 incasso’s per jaar uit (45,1%). 13,6% voert tussen de 100.000 en 1 miljoen incasso’s per jaar uit, 8,7 % voert tussen de 1 en 10 miljoen incasso’s en 17,9% voert meer dan 10 miljoen betalingen per jaar uit. Een groot deel kan geen schatting geven (14,7%).

Migratie

Bijna een kwart van de respondenten is nog niet gestart (24,9%), 20,3% bevindt zich in de analysefase, 16% in de ontwerpfase, 22,4% in de implementatiefase, 5,9% in de testfase en 10,5% is al live. Bij de vraag wanneer respondenten volledig overgaan op de Europese standaarden voor overschrijving (SCT), geeft een groot deel aan dat ze dit nog niet weten (41%). Bijna 5% gaat nog dit jaar over. 14% gaat in het eerste kwartaal over, bijna 12% in het tweede kwartaal, een zelfde percentage voor het derde kwartaal en 16,2% in het vierde kwartaal. Ook van de incassanten weet 43,5% de planning nog niet van de overgang op Europese standaarden voor incasso (SDD). 2,6% wil nog dit jaar overgaan, 5,2% in het eerste kwartaal, 12,3% in het tweede kwartaal, 18,2% in het derde kwartaal en een zelfde percentage in het vierde kwartaal.

Ondersteuning bank en softwareleverancier

De respondenten is gevraagd hoe zij de ondersteuning van de huisbank en de softwareleverancier ervaren. Voor degenen waarvoor dit van toepassing is vindt bijna 13% de ondersteuning van de bank onvoldoende. Een meerderheid (55,3%) vindt dit voldoende of goed. 16,3% heeft nog geen contact gehad en 15,3% heeft geen mening. De ondersteuning van de softwareleveranciers wordt ook door een
meerderheid (59,5%) voldoende of goed ervaren. Bijna 11% is ontevreden over de ondersteuning. 12,7% heeft nog geen contact gehad en 16,8% heeft geen mening.

Knelpunten tijdens de migratie

Het belangrijkste knelpunt dat banken noemen is dat de markt laat is gestart of zelfs nog moet starten (MKB). Zo noemt een respondent het onbegrip bij klanten en ‘’het iedere keer weer moeten overtuigen van de noodzaak”. Daarbij wordt ook de zorg geuit over een piek in de tweede helft van 2013 en‘’of banken, processoren en softwareleveranciers dit wel adequaat kunnen opvangen”.
Daarnaast wordt als belangrijk knelpunt de impact genoemd: SEPA heef gevolgen voor de gehele organisatie en raakt (de aansluiting tussen) veel systemen, waarbij er conflicterende planningen kunnen zijn met andere programma’s en projecten. Ook de kosten of het tekort aan budget worden genoemd.

Softwareleveranciers verwijzen vooral naar de standaarden en formaten (“teveel verschillen”) en de communicatie daarover vanuit de banken. “De specificaties van de bestandsformaten zijn slecht beschreven. Er zijn veel interpretatie mogelijkheden hetgeen ook zichtbaar wordt doordat andere partijen andere oplossingen hebben,” aldus een respondent. Ook is er onduidelijkheid over/kritiek op
de reconciliatie in de overgangsperiode en de stapsgewijze invoering van producten: “waarom eerst MT940 en pas later CAMT (extra kosten) en waarom verdwijnt VERWINFO maar zijn de PACS berichten niet beschikbaar?”

Bij de overheid lopen antwoorden uiteen van software, communicatie tot harmonisatie wet- en regelgeving.

Veel respondenten uit het MKB geven aan (nog) geen idee te hebben (‘’wat is migratie?”) of nog geen knelpunten tegen te zijn gekomen. De enkeling die wel antwoordt duidt op het bepalen van de impact, de aansluiting tussen diverse systemen, de onduidelijkheid over de gevolgen van de duale fase en de machtigingen.

Bij het middelgroot bedrijf worden veel knelpunten op het terrein van incasso’s aangegeven. Dit varieert van vragen over de toepassing van de zakelijke incasso (“het liefst zouden we B2B opzetten maar het lijkt erop dat B2C de enige werkbare manier is”), het verdwijnen van de telefonische machtiging, de machtiging van klanten en het risico van storneerbaarheid, het ontvangen van een ID van een buitenlands bedrijf met een Nederlands rekeningnummer (“ivm KvK inschrijvingsverplichting”) en het omzetten van bankcontracten en de ondersteuning van de banken daarbij. Daarnaast wordt ook software regelmatig genoemd: van het afwezig zijn van een softwareleverancier of een pakket dat niet meer ondersteund wordt door de softwareleverancier (‘’handmatig invoeren geen optie want teveel transacties”), tot softwareleveranciers die nog niet klaar zijn/geen update kunnen opleveren. Tevens wordt ook de onduidelijkheid en informatievoorziening genoemd, bijvoorbeeld over standaarden en afwijkingen van banken daarop, maar ook over CLIEOP, VERWINFO en vervanging SWIFT (“de onduidelijkheid vanuit de banken en vanuit Equens, een gebrek aan eenduidige aanspreekpunten)”. Een respondent doet daarbij een suggestie: “Richt een realtime telefonische vraagbaak (helpdesk) voor vragen omtrent migratie”. Tenslotte noemen enkele respondenten de duale periode en reconciliatieissues bij de omzetting van de internetbankieromgeving. Een respondent geeft aan dat hij geen knelpunten ervaart: “Het gaat net als indertijd met de invoer van
de euro, geleidelijk aan en (gelukkig nog) geen rare dingen.”

Veel respondenten uit het grootbedrijf duiden op het knelpunt van software en de gereedheid van softwareleveranciers. Reacties op het terrein van software variëren van verouderde software, maatwerksystemen, het verzorgen van interfaces tussen verschillende systemen tot de diversiteit van boekhoudpakketten bij dochterbedrijven in binnen- en buitenland. Als het gaat om de knelpunten met betrekking tot specifiek softwareleveranciers wordt bijvoorbeeld aangegeven dat deze onbekend zijn met noodzakelijke aanpassingen of geen opheldering kunnen geven aan hun klanten. Daarnaast vormen de planningen van leveranciers een knelpunt: ‘’softwareleveranciers hanteren ieder andere data voor upgrade aanlevering”, “testomgeving niet voor eind maart 2013 gereed”. Een ander belangrijk knelpunt is het gebrek aan urgentie en awareness binnen de eigen organisatie en de verandercapaciteit: “De geringe toekomstige baten uit SEPA maken dat andere lucratievere projecten voor gaan”. Tenslotte noemen respondenten de verschillende specificaties, benaderingen en informatievoorziening vanuit de banken. Hier worden onder meer de zakelijke incasso genoemd (“reachability debtor banks onder SDD Bt2B een probleem, creditor moet maar afwachten of de debiteur ook een machtiging krijgt”) en de communicatie tussen Equens en bank. Ook wordt er zorg uitgesproken over het risico van onverwachte problemen bij de productieverwerking door de banken, ondanks het testtraject.

De overige respondenten noemen verschillende knelpunten als awareness binnen de eigen organisatie, de aanpassing van software en de informatievoorziening vanuit hun huisbank.

Voordelen en nadelen

Op dit vlak lopen de meningen van de respondenten niet uiteen. Als grootste voordelen worden uniformiteit en standaardisatie genoemd, waardoor het betalingsverkeer naar andere SEPA-landen makkelijker wordt. Een voorbeeld daarvan: “De betalingen aan Duitsland lopen nu nog vertraging op omdat men in onze branche niet gewend is om met IBAN en BIC code te betalen.” Ook is de
verwachting dat het betalingsverkeer hiermee goedkoper en efficiënter wordt. Het betalingsverkeer kan tegen het licht worden gehouden (‘’heroriëntatie op interne betalingsprocessen”) om bijvoorbeeld minder rekeningen aan te houden, betaalprocessen te stroomlijnen en zodoende kostenbesparingen te realiseren op cashmanagement. Een aantal respondenten van banken en softwareleveranciers ziet
tevens kansen om bedrijven in het buitenland een betere dienstverlening te bieden (“daar waar het personeel uit het buitenland wordt aangetrokken kunnen we deze nu ook rechtstreeks, middels één stroom doen”; ‘’makkelijker om bedrijven die in het buitenland opereren te servicen”, “centralisatie van alle incasso’s in 10 SEPA landen bij onze bank”).

Het grootste deel van de respondenten is het met elkaar eens: het nadeel is de hoeveelheid werkzaamheden die voor de migratie nodig zijn en de kosten die hiermee gemoeid zijn, zonder dat er voor hen voldoende toegevoegde waarde is. Bijvoorbeeld omdat organisaties alleen binnenlandse betalingen doen, of omdat het nu al goed is georganiseerd ” Nederland loopt immers al voorop als het gaat om de efficiency bij de verwerking van het betalingsverkeer.” Met name de Europese standaarden voor incasso’s leveren meer werk op, zoals organisatorische wijzigingen door mandaatbeheer, de aanpassing van processen door andere aanleverdata en de complexiteit van de zakelijke incasso. Daarbij noemt een aantal respondenten ook het risico van een vergrote foutkans, omdat “processen en systemen moeten worden aangepast bij zowel banken als bedrijven”. Ook het gebruik van IBAN, bijvoorbeeld ‘’bij het inkloppen van mutaties” in plaats van BBAN wordt als foutgevoeliger ingeschat.

Advies aan organisaties die nog niet gestart zijn

Ook hier lopen de meningen niet uiteen. Er is maar een advies: start zo spoedig mogelijk! Van belang is om in ieder geval snel een beeld te krijgen van de impact voor de eigen organisatie. Immers, de veranderingen raken de gehele organisatie en de impact wordt door velen onderschat, aldus veel respondenten. Zoals een respondent aangeeft: “Pak het snel en grondig op. Realiseer je dat het om
ALLE geldstromen gaat. Realiseer je ook dat de reconciliatie problemen kan/zal gaan geven.” Daarbij wordt ook als advies aangegeven dat organisaties zich goed moeten laten voorlichten door de eigen bank en softwareleveranciers(s) over de noodzakelijke aanpassingen. Ook het gebruik maken van de kennis en ervaringen van andere organisaties kan zeer zinvol zijn tijdens het migratietraject: ‘’ga met concullega’s praten en probeer samen op te trekken. Om alles nu nog te gaan inrichten is al erg laat.”. Ook is het dringende advies om niet tot het laatste moment te wachten, want er moet voldoende tijd zijn voor de migratie, testen (‘’in de praktijk blijkt dat de verschillende banken heel kritisch zijn als het gaat om de gehanteerde indeling/specs van XML-bestanden”) en eventuele tegenvallers (“in de details zitten vaak nog de uitdagingen’). Ook wordt de mogelijkheid benoemd dat er straks niet voldoende capaciteit meer beschikbaar is ‘als iedereen gaat rennen”. Enkele respondenten verwijzen naar het gebrek aan tijd als een bedrijf nu al te laat is en hoe hiermee om te gaan: ‘’bij een organisatie van enige omvang: zie om naar een noodscenario”; ‘’uitbesteding: nu nog starten is te laat!).

Verwachtingen SEPA-congres

Respondenten zijn vooral op zoek naar praktische informatie en praktjjkervaringen. Zij willen leren van de ervaringen van voorlopers, goede en slechte ervaringen delen, horen tegen welke problemen anderen aanlopen, praktische handvatten krijgen voor het migratietraject, kijken of de ervaringen van anderen herkenbaar en vergelijkbaar zijn en/of hoe bedrijven met de regelgeving omgaan.
Respondenten verwachten tevens op de hoogte te worden gebracht van het laatste nieuws en ontwikkelingen rondom de SEPA-migratie. Een aantal respondenten geeft aan specifieke informatie te willen krijgen over de incasso (prenotificatie, terugdraaien machtiging, e-mandate, kansspelmachtiging, consumentenbescherming, wet- en regelgeving). Ook het ontmoeten van anderen die met de migratie bezig zijn en kunnen netwerken vinden respondenten een belangrijke meerwaarde van het congres.

SEPA cursus

Moet u SEPA nog invoeren in uw organisatie, of staat u aan de start van het project?
Dan biedt Euroforum u graag de SEPA-cursus aan. Een onmisbare cursus voor iedereen die op een snelle en effectieve manier SEPA in moet gaan voeren. In 2 dagen heeft u een volledig plan van aanpak en weet hoe u SEPA succesvol invoert binnen uw organisatie.

Het eindresultaat van 2 cursusdagen is een praktisch, pragmatisch en aangescherpt SEPA Plan van aanpak, specifiek voor uw organisatie, dat als leidraad dient voor uw implementatie. Alle mogelijke valkuilen en handige tips en tricks worden uitvoerig behandeld. Er is ook veel ruimte om uw ervaringen uit te wisselen met collega-bedrijven. Én te horen welke stappen u nu al moet nemen of in een later stadium.