Goed schrijfwerk begint met een goede opdracht

Het schrijven van een memo, notitie of rapport is eigenlijk net een project. Hoewel we soms als schrijver onze eigen opdrachtgever zijn, schrijven we in de meeste gevallen op verzoek. De opdrachtverstrekking en intake hebben doorgaans weinig om het lijf. Met een paar zinnen worden we aan het werk gezet. Opdrachtgevers noemen het gewenste type document (rapport, notitie, bezoekverslag, notulen, beleidsplan, visiedocument) of formuleren een taakstelling als werkwoord in de gebiedende wijs (inventariseer, analyseer, onderzoek, beoordeel, ontwikkel een visie).

Standaardsituaties

Als we de analogie met een project doortrekken, zou het eisenpakket voor het eindresultaat ons daarmee duidelijk moeten zijn. Natuurlijk zijn er heel wat situaties waarin de opdracht een herhaling is van zetten. We weten dan ongeveer wat voor soort document verwacht wordt. Die consensus wordt ook nog eens versterkt wanneer we rapporten van een collega als voorbeeld nemen.

Buiten deze standaardsituaties is een goede opdrachtverstrekking en intake onontbeerlijk. Voor kenniswerkers (adviseurs, onderzoekers, vakspecialisten) is elke casus immers weer uniek zodat we niet klakkeloos kunnen voortborduren op een bekend stramien. Er is méér informatie nodig dan onderwerp en taakstelling om een document te produceren dat één op één overeenkomt met de verwachtingen. Wat is de vraag die de opdrachtgever beantwoord wil zien? Waarbij moet de tekst hem helpen? Welke onderwerpen moeten we behandelen? Welke aspecten verdienen aandacht? Met welke diepgang? Verwacht de opdrachtgever conclusies, aanbevelingen, acties? Wil hij kunnen kiezen uit een aantal opties of juist één kant en klaar advies? Welke personen krijgen de tekst nog meer te lezen? Verwacht de opdrachtgever een one-pager of een uitgebreid rapport?

Onduidelijk en onvolledig

Hoe onduidelijker en onvollediger het eisenpakket, hoe gladder het ijs waarop we ons al schrijvend bewegen. Doorvragen kan echter vervelend overkomen, vooral als de opdrachtgever het idee krijgt dat wij hém het denkwerk laten doen. Niet zelden wordt schamper gereageerd op een schrijver die doorvraagt. “Kom op, zeg. Ik hoef een senior-beleidsmedewerker toch niet te vertellen hoe hij een adviesrapport schrijft?”

Zo’n reactie valt enigszins te begrijpen. Managers hebben het druk genoeg. Alles wat kan worden uitbesteed is meegenomen. Ook het delegeren zelf mag weinig tijd kosten. De opdrachtgever heeft een chronisch tijdgebrek. Maar doorvragen kan ook irritatie oproepen omdat we de opdrachtgever met zijn onmacht confronteren. Het is immers moeilijk de juiste vraag te stellen en vooruit te denken, zeker als je geen specialist bent in de materie. Of geen tijd en zin hebt om je te verdiepen in de casus.

Doorvragen moet én mag!

We moeten ons er dus van bewust zijn dat veel opdrachtgevers lui en dom zijn. Dat is uiteraard niet waar, maar het idee helpt ons wel om de geformuleerde opdracht niet klakkeloos als hard en definitief te aanvaarden. Doorvragen moet … en mag! Wel moeten we duidelijk maken waaróm we bepaalde informatie nodig hebben. Dat hoeft niet hier en nu. Vaak is het beter dat we eerst zelf eens rustig nadenken en op een later moment met een aantal suggesties komen. “Ik heb nog eens goed nagedacht over uw verzoek. Ik zou dat kunnen vertalen in een die-en-die vraag, wat document oplevert met die-en-die inhoud, opzet en gebruikswaarde, maar het is ook mogelijk om … etc. Welke opzet komt het best tegemoet aan uw behoefte?” Zo wordt de intake meer een dialoog, waaruit na wat heen en weer gepraat een solide basis voortkomt voor ons schrijfwerk.

Assertief zijn

Er is dus een flinke portie assertiviteit nodig om tijd en inspanning te claimen van de opdrachtgever. Maar het is vooral in ZIJN belang dat we een goede intake doen. Essentieel is uiteindelijk: welke vraag wilt u beantwoord zien en waarvoor heeft u die kennis nodig?

Door: Eric de Vries, oprichter van DeVries Bedrijfscommunicatie, auteur én docent van de cursus Delta Denken.

 

Lees het vervolg op dit artikel: (Brain)storm schade: werken met thema’s is half werk