De voorkeur van de lezer moet de tekstopbouw bepalen

Het is opvallend hoe vaak de lezers van een dik rapport meteen doorbladeren naar de conclusies of aanbevelingen achterin het document. Er zijn maar weinig lezers die starten met de inleiding en vervolgens pagina voor pagina het rapport tot zich nemen om dan uiteindelijk aan te belanden bij de conclusies en aanbevelingen.

De presentatie-route die de schrijver van het rapport volgt spoort dus niet met de informatieverwervingsroute die de voorkeur heeft van de lezer. Als lezer zijn we vooral nieuwsgierig naar wat het document ons te bieden heeft, verder hebben we weinig tijd en willen we graag eerst weten of het wel de moeite waard is om al die pagina’s door te ploegen.

Methodische tekstopbouw

We stuiten hier op het feit dat veel teksten een methodische tekstopbouw hebben. De meest klassieke variant daarvan kennen we allemaal: probleem – methode – bevindingen – conclusies – aanbevelingen. Zo hebben we het ook op onze opleiding geleerd. En iedereen om ons heen schrijft zo. Het is onderdeel van ons schrijfcultureel erfgoed.

De methodische tekstopbouw heeft echter een schaduwzijde. Het rapporteren van alle stappen uit het denkproces/onderzoek geeft de tekst natuurlijk al een pittige omvang. Selectief lezen is echter lastig: de lezer kan niet zomaar een hoofdstuk overslaan bij het lezen of er willekeurig een hoofdstuk uitlichten om te lezen. De lezer wordt als het ware gedwongen om het rapport in zijn geheel te lezen, hoewel niet elke lezer daar zin in zal hebben. Een methodisch opgebouwde tekst is eigenlijk alleen maar geschikt voor lezers die niet alleen belangstelling hebben voor het wat maar ook voor het hoe van de boodschap. Meestal gaat het dan om vakgenoten die precies willen weten “wat er onder de motorkap gebeurt”. De methodische tekst past in een context waarin van belang is welke stappen zijn gezet om tot bepaalde conclusies te komen, zoals bijvoorbeeld bij wetenschappelijk onderzoek. Studenten leren dan ook om methodisch te schrijven om te laten zien hoe ze precies te werk zijn gegaan en welke stappen ze successievelijk hebben gezet. Alleen dan is controle, feedback en beoordeling mogelijk.

Resultaatgerichte tekstopbouw

Als kenniswerker binnen een bedrijf of overheidsorganisatie verkeren we echter in een andere situatie. Adviseurs, beleidsmedewerkers of vakspecialisten schrijven voor een doelgroep die bestaat uit niet-vakgenoten: dat kunnen bestuurders, beslissers, managers zijn, maar ook burgers of eindgebruikers van een bepaalde dienst of product. Hier slaan we de plank mis met een methodisch opgebouwde tekst. We moeten onze tekst resultaatgericht opbouwen: onze doelgroep wil vooral weten wat ons antwoord is op hun vraag, onze oplossing voor hun probleem of ons standpunt in een bepaalde kwestie.

In een resultaatgerichte tekst presenteren onze kernboodschap aan het begin van de tekst, na een korte inleiding. We geven daarbij bulletsgewijs onze belangrijkste argumenten weer, in hooguit 1 à 2 regels per argument. Vervolgens geven we per argument een toelichting, waarvan de lezer desgewenst kennis kan nemen. In een paragraaf “Hoe nu verder?” geven we tenslotte kort aan wat we van de lezer verwachten of welke vervolgstappen gezet zullen worden.

De ingebakken gewoonte

Zonder er veel over na te denken hanteren de meeste schrijvers een methodische tekstopbouw. Het is een ingebakken gewoonte. Het model sluit ook goed aan bij de – helaas nog door velen gehanteerde – werkmethode “denkend schrijven” waarbij de schrijver aan een tekst begint zonder precies te weten wat hij wil gaan zeggen en in welke volgorde. Ook dat verklaart waarom veel schrijvers vasthouden aan het methodisch tekstmodel.

Het schrijven van een resultaatgerichte tekst is namelijk heel moeilijk, zo niet onmogelijk als we denkend schrijven: we moeten immers direct na de inleiding al onze conclusies presenteren. Het hanteren van het resultaatgerichte model brengt dus consequenties met zich mee voor onze werkmethode bij het schrijfproces: eerst denken, dan schrijven.

Aansluiten bij de informatiebehoefte

Een methodische tekstopbouw is op zich niet “fout”. De toepassing is echter beperkt en berust vaak meer op een automatisme dan een doordachte keuze. Een tekstmodel moet aansluiten bij de informatiebehoefte van de lezer en voor de doelgroepen van kenniswerkers is die eerder resultaatgericht dan methodisch. We zullen ons als schrijver dus moeten herprogrammeren: het resultaatgerichte model wordt voorkeursmodel!

 

Dit artikel is het vervolg en tevens de afsluiting van een reeks artikelen over hoe u uw schrijfproces kunt verbeteren.
Lees ook deel 1, 2, 3 en 4:

• Deel 1: Goed schrijfwerk begint met een goede opdracht
• Deel 2: (Brain)storm schade: werken met thema’s is half werk
• Deel 3: Schrijven is het beantwoorden van de vragen van uw lezer
• Deel 4: Laat het toetsenbord wachten: orden eerst uw ideeën